Proceso de Certificación de Calidad en el Tribunal de Cuentas de Misiones
Contexto
La decisión para que el Tribunal de Cuentas incorpore un sistema de gestión de calidad, formó parte de un conjunto de decisiones para modernizar la gestión de un organismo que, desde su creación en 1960, prácticamente no tuvo actualización en las formas y procedimientos que utilizaba para llevar adelante el mandato que le impone la Constitución de Misiones: “examinar las cuentas de percepción e inversión de las rentas públicas, tanto provinciales como municipales y de reparticiones autárquicas; aprobarlas o desaprobarlas (…)”.
En línea con este pensamiento, en su Memoria Anual 2017 se señalaba “El siglo 21 exige a los organismos públicos de control rever su tradicional rol, asumiendo una realidad marcada por vinculaciones digitales globales y una serie de transformaciones que han modificado sustancialmente la dinámica de los procesos que involucran el movimiento de fondos y las relaciones de los particulares con el Estado.”
Así, una de las primeras acciones fue la realización de una misión técnica al Tribunal de Cuentas de la Provincia de Mendoza, entidad que inició su proceso de certificación en el año 1999 y que, dentro de su historial, obtuvo el Premio Nacional a la Calidad en el año 2006. A partir de esa experiencia, se tuvo una visión más clara para el establecimiento de objetivos estratégicos y, a la vez, resultó un disparador para avanzar en algunas propuestas de solución a demandas y necesidades institucionales.
La gestión de calidad se inscribe en este marco, en el entendimiento de que aportaría un ámbito de análisis y de planificación estratégica para el organismo, a partir del cual se podría alcanzar una correcta comprensión e identificación de procesos y procedimientos de cada una de las áreas administrativas, a partir de lo cual avanzar en otra de los objetivos pretendidos: digitalizar el Tribunal de Cuentas.
Los Primeros Pasos
Este proceso fue desarrollado en tres etapas. La primera de ellas, tuvo que ver con la comprensión y sensibilización sobre las implicancias de un sistema de gestión de calidad, e incluyó el relevamiento de experiencias e información para, finalmente, establecer cuál sería el proceso y área que se certificaría. En el primer caso, se procedió con la misión técnica ya mencionada al Tribunal de Cuentas de Mendoza y, en lo referido al segundo aspecto, la elección recayó sobre uno de los tres procesos principales que lleva adelante el Tribunal de Cuentas: las auditorías a empresas del Estado y la Dirección General que las realiza.
Otro de los aspectos analizados en esta etapa fue la elección de la entidad con la cual se llevaría adelante todo el proceso de consultoría y asistencia técnica. En este sentido, la decisión recayó sobre una entidad pública con alto reconocimiento y prestigio a nivel nacional e internacional, el Instituto de Nacional de Tecnología Industrial (INTI).
A finales de 2019 se realizaron las primeras reuniones de trabajo, iniciando la así la segunda etapa de diseño e implementación del Sistema de Gestión de Calidad, que abarcó el análisis detallado del área de Auditoría de Empresas del Estado, su vinculación interna y externa, la capacitación de su personal, el análisis de sus procedimientos y las responsabilidades de cada puesto de trabajo en los mismos. Debe resaltarse que esta etapa tuvo una extensión mayor a la estimada, dada la irrupción de la pandemia en el año 2020.
Finalmente, ya a principios de 2022, se inició la etapa de evaluación y certificación, en la cual se realizaron auditorías, primeramente, por el propio INTI, para luego recibir las del Instituto Argentino de Normalización y Certificación (IRAM), en las cuales se verificó la correcta realización de los procesos, así como el diseño y aplicación del sistema y la normativa de gestión de calidad.
Esta primera experiencia finalizó en agosto de 2022, con la certificación del proceso de “recepción de documentación y realización de auditorías a sociedades del Estado, con participación estatal y empresas públicas”, tal el alcance dado a la misma.
La Continuidad del Proceso
Todo el trabajo desarrollado para la obtención de la primera certificación con la Dirección General de Auditoría de Empresas del Estado significó, además de ese hecho propiamente dicho, un completo aprendizaje sobre normativa, metodologías y sobre el proceso de certificación en general.
Con esos antecedentes se decidió, entonces, avanzar para certificar dos nuevas áreas y procesos más complejos. En primer lugar, se optó por llevar adelante la certificación del trabajo que lleva adelante la Mesa General de Entradas y Salidas, área de especial importancia para el inicio de los diversos trámites que lleva adelante el Tribunal de Cuentas.
De la misma manera, y dada la relevancia que tiene para el funcionamiento del organismo, la otra área a certificar sería la Dirección General de Informática, Tecnología e Innovación. Pero en este segundo caso, debe señalarse que se tuvieron en cuenta algunos aspectos diferenciales respecto de otras áreas o procesos del Tribunal de Cuentas.
En efecto, la digitalización y la “despapelización” del organismo fueron objetivos estratégicos desde la renovación de autoridades en 2016. Con esos objetivos, se planificaron determinadas acciones, entre ellas, relevamientos internos sobre el funcionamiento de las áreas y procesos, inversiones en equipamiento, la creación de la propia área Informática (que no existía como tal en la estructura funcional dentro del organigrama) y la conformación de un equipo de profesionales.
Si bien el camino estaba trazado y se habían realizado avances para alcanzar los objetivos, existieron dos hechos centrales que potenciaron y aceleraron los tiempos en ese sentido. El primero, la pandemia del año 2020, que significó la incorporación definitiva de herramientas digitales y la adecuación de varios trámites y procesos internos. El segundo, la mudanza del Tribunal de Cuentas a una única sede, dotada de infraestructura y equipamiento adecuado y nuevo.
Sobre esa base, el Tribunal de Cuentas desarrolló una serie de sistemas para la gestión de expedientes, de recursos humanos, de información interna y de comunicación externa, siendo el Portal del Cuentadante la expresión máxima (hasta el momento) de esos desarrollos.
Así, en 2023 se dieron los primeros pasos, nuevamente con asistencia del INTI, para certificar estas dos áreas que en septiembre de 2024 fueron auditadas por el Instituto Argentino de Normalización y Certificación (IRAM) y se encuentran próximas a recibir su certificación.